コミュニケーションツールとは｜重要性・種類別メリット・おすすめツールと選び方まで徹底解説【2023年最新版】

コロナ禍以降テレワークが広まったことで、コミュニケーションツールの必要性が高まっています。
コミュニケーションツールについて説明を求められて、すらすらと答えられる方は少ないかもしれません。

コミュニケーションツールとは、意思疎通や情報の共有のために使われるツールのことをいいます。
本コラムでは、コミュニケーションツールの概要や選び方・導入方法などをわかりやすく解説しています。

活用事例やおすすめツールも紹介しているので、今よりもスムーズにコミュニケーションツールを利用したい方は、ぜひ参考にしてみてください。

コミュニケーションツールとは

コミュニケーションツールとは、意思疎通や情報共有のために使われるツールです。
企業では情報共有が重要であるため、メールではなく利便性の高いコミュニケーションツールを用いる機会が増えています。

コミュニケーションツールの重要性・必要性

コミュニケーションツールは、社内でスムーズなやり取りをするために重要です。
コミュニケーションツールが必要とされる主な理由は、以下の通りです。

• コロナの影響も含めて、コミュニケーション不足が生じやすいため
• 情報格差が生じやすい状況であるため

HR総研が実施したアンケートによると、93％の方が社内のコミュニケーション不足が業務の障害となっていると回答しています。

社内において、生産性向上のためにほかの社員や部署との連携は重要です。
そして、コミュニケーション不足が生じている状況ではスムーズな連携ができず、生産性は低下します。

コミュニケーションツールを使えば、スピーディーかつ気軽にやり取りができるため、コミュニケーション不足を補えるのです。

また、コミュニケーションツールでファイルなどを共有すれば、情報格差も減らせます。
例えば、会議に出席できなかった方に対しても、コミュニケーションツールがあれば、簡単に情報を共有可能です。

コミュニケーションツールとメールの違い

コミュニケーションツールとメールの違いは、主に以下の2点です。

• 挨拶文を書かなくてもよい
• タイムラグなくやり取りができる

通常ビジネスメールを書く場合は、冒頭部に定型文の挨拶を書かなければならないので、その分の時間がかかってしまいます。

一方、コミュニケーションツールを使う場合は、堅苦しい挨拶文を書く必要がないため、気軽なやり取りができます。
さらにコミュニケーションツールは、リアルタイムなやり取りも可能です。

このように、コミュニケーションツールとメールでは気軽さやスピード感が大きく異なります。

法人向けと個人向けコミュニケーションツールの違い

法人向けのコミュニケーションツールは、個人向けに比べてセキュリティが強固なものが多いです。

管理者権限が付与されるプランがあるなど、プロジェクトごとでチームを分けるなど企業が使いやすい仕様になっています。

チャット機能や共有機能など基本的な部分は個人向けツールと同じですが、ビジネス利用にはツール内情報の安全性と多人数での使い勝手の観点から、法人向けのツールを選ぶことをおすすめします。

コミュニケーションツールとコミュニティツールの違い

コミュニティツールとは、広義にはコミュニケーションツールを含む概念です。

狭義のコミュニティツールは、上記の図に示したコミュニティ（構築）ツールを指し、目的などを共有するコミュニティを構築するツールを指します。

コミュニティの構築・運営が主な目的であるため、両者は異なります。

コミュニティツールとチャットツールの違い

チャットツールは、リアルタイムなやり取りができるコミュニケーションツールの1種です。

SlackやChatWorkもチャットツールに含まれるため、狭義ではコミュニティツールと異なります。

コミュニティツールとTeamsの違い

Microsoft Teamsは、プロジェクトに参加するチームメンバーなどにメンバーを限定し、主に1対1に強みを持ちます。

一方で、コミュニティツールはコミュニティ内の不特定多数に対して、発言したり情報を共有したりできるため両者は異なります。

コミュニケーションツールの種類

コミュニケーションツールには、以下のような種類があります。

• チャットツール
• グループウェア
• 社内SNS
• WEB会議ツール
• バーチャルオフィス

ツールによっては複数の機能が実装されていることもあり、例えばチャットツールの機能とWEB会議ツールの機能を併せ持つ場合があります。

チャットツール

チャットツールは、PCやスマートフォンなどのデジタルデバイスを使って、リアルタイムなやり取りができるコミュニケーションツールです。

インターネット回線とスマートフォンなどのデジタルデバイスがあれば、いつでもどこでも遠方の方ともやり取りができます。

代表的なチャットツールは以下の3つです。

• ChatWork
• Slack
• LINE WORKS

テキストでのやり取りがメインで、遠隔でも非常にスピーディーに情報伝達が可能になりました。

直接会話するようなリアルタイム性を持ちながら、ファイルやURLの共有もできて履歴も残る、手軽なコミュニケーションツールとして普及したのがチャットツールです。

グループウェア

グループウェアとは、社員のスケジュール管理やタスク管理などのビジネスを円滑にする機能と、チャット機能を併せ持つコミュニケーションツールです。

情報を共有する機能なども備えているため、1つのグループウェアのみの利用でも、生産性の向上が期待できます。

代表的なグループウェアとしてGoogle Workspaceが挙げられます。

社内SNS

社内SNSとは、X（旧Twitter）をはじめとするSNSを企業内部の範囲に特化させたシステムのことです。

社内SNSは、一般向けのSNSと同じように気軽にやり取りができます。

さらに、ファイル共有機能などもあり、円滑なコミュニケーションと情報共有も可能です。

主な社内SNSの例として、StockやGoalousが挙げられます。

WEB会議ツール

Web会議ツールとは、インターネット回線を使って会議ができるコミュニケーションツールの1種です。

お互いの姿を映し出し、リアルタイム・双方向なコミュニケーションを可能としています。

代表的なWeb会議ツールは、以下の3つです。

• Zoom
• Microsoft Teams
• Google Meet

非対面での営業や打ち合わせの機会が増えたことで、Web会議ツールの需要は急増しました。

会議のなかで資料を画面共有したり、チャットで同時進行のコミュニケーションがとれたり、数名から大人数まで幅広く活用できるのがWeb会議ツールの特徴です。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは、仮想空間にオフィスを実装するオンラインツールです。

仮想オフィスではアバターという社員の分身を作り、音声やテキストを使ってコミュニケーションを取ります。

バーチャルオフィスの例として、以下の3つが挙げられます。

• Voice Ping
• Kumospace
• Gather

特にコロナ禍では、リモートワーク中に社員の稼働状況がリアルタイムでわかるだけでなく、オフィスさながらの個人間の会話が可能で孤独感を和らげるツールとしても重宝されました。

コミュニケーションツールの機能・メリット

コミュニケーションツールの主な機能やメリットについて紹介します。

コミュニケーションツールの機能は、大きく分けて4つに分類できます。

機能名	概要	この機能を特に重視するツール	主なメリット
チャット機能	チャットでやり取りができる機能 個人間のやり取りのみならず、グループチャットにも対応していことが多い	・チャットツール ・社内SNS ・グループウェア	・過去のやり取りにも遡れる ・スピード感のあるやり取りができる
Web会議・ビデオ通話機能	Webで対面のような会議や会話ができる機能	・Web会議ツール ・バーチャルオフィス ・グループウェア	・表情や声色で相手の感情や状態がわかる ・リアルタイムにやり取りができる
ファイル・データ共有機能	ファイルやデータが簡単に共有できる機能	・チャットツール ・Web会議ツール ・バーチャルオフィス ・グループウェア	・複数人同時に共有できる ・社員間の情報格差を減らせる
タスク管理機能	社員のスケジュールを管理する機能	・チャットツール ・Web会議ツール ・社内SNS ・グループウェア	社員の業務状況が簡単に管理できる

コミュニケーションツールには、同じ種類でもツールごとに実装されている機能が異なるため、自社に合ったものを選択しましょう。

コミュニケーションツールの選び方・ポイント

コミュニケーションツールの選び方と選ぶ際のポイント・注意点について解説します。

自社にあったコミュニケーションツールを選ぶ際の参考にしてみてください。

チャットツールの選び方・ポイント

チャットツールを選ぶ際には、主に以下の3点に注意して選びましょう。

• デザインや機能が自社に合っているか
• 安心できるセキュリティ機能があるか
• アプリがあるかどうか

自社の業務に適した機能があるかは必ず確認しましょう。

もし、必要な機能が足りずにほかのツールを併用すると、チャットツールの手軽さが損なわれてしまいます。

また、安心できるセキュリティ機能の有無も大切なポイントです。ビジネスで利用するのであれば、情報漏洩リスクの回避は必須です。

さらに専用アプリがスマホ・PCなどの手持ちのデバイスからワンタップでアクセスできます。
機能やセキュリティが十分でも、手軽に使えなければ連絡手段として不便に感じるでしょう。

グループウェアの選び方・ポイント

グループウェアは、主に以下の3点に注意して選びましょう。

• 自社の業務や目的に必要なツールが揃っているか
• スマートフォンに対応しているか
• 自社用にカスタマイズが必要か確認する

グループウェアには、スマートフォン未対応のものもあるので注意してください。

また、グループウェアのカスタマイズを業者に頼む場合は費用が発生する場合もあります。
自社に合ったカスタマイズ不要のツールか、無料でカスタマイズできるツールを選ぶと費用が抑えられます。

社内SNSの選び方・ポイント

社内SNSは、主に以下の2点に注意して選びましょう。

• 直感的な操作ができるか
• ほかのサービスと連携できるか

社内SNSは操作がわかりづらいものを選んでしまうと、スピーディーな対応が難しくなるため、直感的な操作ができるものを選びましょう。

また、将来的を見越してほかのサービスと連携できるものを選ぶのも大切です。

Web会議ツールの選び方・ポイント

Web会議ツールは、主に以下の3点に注意して選びましょう。

• 映像や音声の品質と安定性
• 同時接続可能なアカウント数
• セキュリティ対策の有無

Web会議ツールは、映像や音声が乱れると会議の進行に支障が出るため、映像や音声の品質と安定性に気をつけて選びましょう。

また、同時接続できるアカウント数により、料金プランが変わる可能性があります。
利用を決める前に、社員数やゲストの想定人数を必ず確認しておきましょう。

また、暗号化機能や入室用セキュリティコードなどの、セキュリティ対策は万全か調べておくのも大切です。

バーチャルオフィスの選び方・ポイント

バーチャルオフィスを選ぶ際は、主に以下の2点に注意しましょう。

• PCへの負荷の大きさを考える
• 従業員のプライバシーに配慮する

バーチャルオフィスでは、仮想空間やアバターの表示をするため、PCへの負荷がかかります。

PCへの負荷が高くなると業務に支障が出る可能性もあるので、自社で利用できるか試用しましょう。

バーチャルオフィスには、一定時間ごとにカメラで自動的に撮影された写真を仮想空間に表示できるものもあります。
しかし、行き過ぎたステータス管理は、プライバシーの侵害につながる可能性もあります。

一定の条件を満たせば、カメラをオフにできるなどの、プライバシーに配慮したサービスを選ぶとよいでしょう。

コミュニケーションツールの導入方法

コミュニケーションツールを導入するうえで失敗しないための、ステップを解説します。

1.使用目的・目標を明確化する

コミュニケーションツールの使用目的や、達成したい目標を明確化しましょう。
ツールの使用目的や目標によって必要な機能が決まるためです。

明確化した使用目的や目標を社員と共有するのも大切です。

2.社員にヒアリングする

社員にコミュニケーションツールに対して、どの程度のリテラシーがあるかのヒアリングをしましょう。

社員のツールへの対応力には、格差があると考えられるからです。

ヒアリングの結果、リテラシーの低い社員が多ければ、コミュニケーションツールを使いこなせない可能性があります。
その場合は、操作が簡単なツールの選択や、継続的なサポート体制の確立などの対策をしましょう。

3.ツールを選ぶ

先の項目で解説した「コミュニケーションツールの選び方」を参考にして、自社に合うツールを選択してください。

簡単に選び方をまとめると、以下の通りです。

• 自社に合う機能があるか
• リテラシーの低い方でも操作がわかりやすいか
• スマートフォンアプリがあるか

自社の状況や目標などを考慮して、最適なツールを選びましょう。

4.ツール導入後のフォロー

導入するツールが決まったら以下のような対応が必要です。

• 操作法についての研修
• データをデジタル化
• 社内のセキュリティの見直し

ITリテラシーの高さにかかわらず、一度は研修を行いましょう。
リテラシーが高くても、すべての機能を理解しているとは限りません。

全体研修をしたうえで、それでも対応できない方のために、導入後も個別にサポートできる体制を整えましょう。

また、コミュニケーションツールは、ファイルやデータをスムーズに共有できるため、業務が効率化します。
一方で、社内データの漏洩リスクに晒されるデメリットもあります。
コミュニケーションツール導入を機に、社内のセキュリティを一度見直しておきましょう。

コミュニケーションツールの活用事例

コミュニケーションツールを導入に成功した事例を4つ紹介します。

オンラインコミュニティ｜株式会社ニット

株式会社ニットは、オンライン特化型アウトソーシングなどを営む会社です。

2023年9月現在、ニットでは約500人の社員がフルリモートで勤務しています。
2021年の社員数が400人であったため、現在も成長を続けているようです。

日本国内のみならず、世界35カ国からもオンラインで職務を果たしています。

ニットが成功できたのは、2020年から1年で業務外を含め、40ものコミュニティを作った結果と考えられます。
これほど多くのコミュニティがあるため、社員が興味のあるコミュニティに所属できます。

コミュニティへの参加が、他部署の社員とコミュニケーションをとるのに一役買っているといえるでしょう。

コミュニケーション活性化｜株式会社NO’s

株式会社NO’sは、「食でみんなを笑顔に」というスローガンを掲げ、千葉を中心に横浜家系ラーメンなどを展開する企業です。

以前同社は、社内のコミュニケーションをLINEで行っていました。
しかし、重要な情報もLINEで共有していたため、常に見落としてしまうリスクに晒されていたのです。

さらには個人アカウントを使用していたため、本名でなくニックネームで登録しているケースもありました。
そのため、社員同士で名前と顔が一致せず、情報内容の確認に手間と時間を要していたのです。

このような問題を解決すべく、社内コミュニケーション活性化機能がついた、情報共有プラットフォーム「Tlknote」の導入に至りました。

今では、以前よりもスムーズにコミュニケーションをとれるようになりました。
そして、以前にも増して社内コミュニケーションが活発になっているそうです。

バーチャルオフィス｜株式会社エン・ジャパン

人材サービスでおなじみの株式会社エン・ジャパンは、コロナ禍を機に、テレワークを導入しました。

同社はZoomとSlackを導入していましたが、孤立してしまう社員がいるなど、十分なコミュニケーションがとれなかったようです。
そのため、バーチャルオフィス「oVice」を導入することになりました。

バーチャルオフィスの導入により、社長自ら仮想空間で簡単に部署間を行き来できるようになったため、社員の孤立が防げコミュニケーションが活発化しました。

オンラインワークスペース｜パーソルプロセス&テクノロジー株式会社

パーソルプロセス&テクノロジー株式会社（以下、パーソルP&T）は、コンサルティング・システム開発・運用・保守などを手がける会社です。

パーソルP&Tは、リモートワークでの社員間のコミュニケーション不足に悩んでおり、解決策としてNTTコミュニケーションズの「NeWork」を導入しました。

NeWorkは「リアルより気軽に話しかけられる」をコンセプトに掲げているオンラインワークスペースです。

ほかの社員に雑談や立ち話の感覚で、気軽に話しかけられる仕組みを採用しています。
NeWorkの導入により雑談のみならず、業務面でも新たなコミュニケーションを生むきっかけとなる点が特徴です。

おすすめのコミュニケーションツール10選

おすすめのコミュニケーションツールを10個紹介します。ツール選択の参考にしてください。

※表中の◎は代表的な機能、◯は利用可能な機能、△はほかのツールと連携で対応などの条件があるもの、×は使えないものを指しています。

ChatWork

ChatWorkは、国内利用者数No.1で導入企業41万社を誇るビジネスチャットツールです。

以下がChatWorkの特徴をまとめた表になります。

無料プラン	◯
スマホアプリ	◯
チャット機能	◎
ビデオ・音声通話機能	◯
タスク管理機能	◯
ファイル・データ管理機能	◯
情報共有機能	◯
セキュリティ対策	◯

無料で始められて基本的な機能が揃っているシンプルデザインのツールといえます。

最上位のエンタープライズプランでは、IP制限機能など高度なセキュリティを利用可能です。

LINE WORKS

LINE WORKSは、ビジネス版のLINEといえるもので、LINEと連携できる唯一のビジネスチャットです。

スタンプ・「既読」を確認できるなど、LINEの使い慣れた環境でビジネスチャットができます。

以下がLINE WORKSの特徴をまとめた表です。

無料プラン	◯
スマホアプリ	◯
チャット機能	◎
ビデオ・音声通話機能	◯
タスク管理機能	◯
ファイル・データ管理機能	◯
情報共有機能	◯
セキュリティ対策	◯

管理者が用途に応じて権限を設定できる「掲示板」は、情報共有にぴったりの機能です。

Slack

Slackはアメリカが発祥のコミュニケーションツールです。

以下がSlackの特徴をまとめた表になります。

無料プラン	◯
スマホアプリ	◯
チャット機能	◎
ビデオ・音声通話機能	◯
タスク管理機能	◯
ファイル・データ管理機能	◯
情報共有機能	◯
セキュリティ対策	◯

シンプルなユーザーインターフェースで、ワンクリックでメンションやクリップが利用できます。

Office 365などの2,200を超えるサービスと連携して使用できるため、業務の効率化に役立ちます。

Microsoft Teams

Microsoft teamsは、WindowsでおなじみのMicrosoftが提供するWeb会議ツールです。
同社が提供するOffice365と親和性が高く、WordやExcelとの連携がスムーズにできます。

以下がMicrosoft teamsの特徴をまとめた表です。

無料プラン	◯
スマホアプリ	◯
チャット機能	◯
ビデオ・音声通話機能	◎
タスク管理機能	◯
ファイル・データ管理機能	◯
情報共有機能	◯
セキュリティ対策	◯

OS最大シェアを誇るWindowsとの相性はいうまでもありません。

Skypeを融合しているため、ビジネス版のSkypeと同等のサービスが使えるのも特徴です。

Workspace

Workspaceは、Googleが提供する法人向けのグループウェアです。

社内のデータ・ファイルをクラウド管理して業務を遂行できます。

以下がWorkspaceの特徴をまとめた表です。

無料プラン	✕（無料トライアルあり）
スマホアプリ	△（個別のスマホアプリあり）
チャット機能	◯
ビデオ・音声通話機能	◯
タスク管理機能	◯
ファイル・データ管理機能	◯
情報共有機能	△
セキュリティ対策	◯

GoogleドキュメントやGmail、スプレッドシートなどのアプリを共有して使用できるのも特徴です。

個々のGoogleアプリは無料で利用できますが、グループウェアとして使うためには料金の支払いが必要です。

無料プランはありませんが、14日間の無料トライアル期間があるので、自社に合うか試してから導入を決めるとよいかもしれません。

Zoom

Zoomは最もポピュラーなWeb会議ツールの1つです。
Web会議に特化した機能が豊富で、発言者や資料などを画面共有できます。

以下がZoomの特徴をまとめた表です。

無料プラン	◯
スマホアプリ	◯
チャット機能	◯
ビデオ・音声通話機能	◯
タスク管理機能	△
ファイル・データ管理機能	△
情報共有機能	△
セキュリティ対策	◯

ただ、Zoom自体にはタスク管理機能やファイル・データ管理機能などは搭載していないので、ほかのアプリとの連携が重要です。

Backlog

Backlogは、シンプルで直感的に使えるタスク管理ツールです。
もともとクリエーターに多く利用者がいましたが、現在では人事や総務などにも広く使用されています。

以下がBacklogの特徴をまとめた表です。

無料プラン	✕（無料トライアルあり）
スマホアプリ	◯
チャット機能	◯
ビデオ・音声通話機能	◯
タスク管理機能	◎
ファイル・データ管理機能	◯
情報共有機能	△
セキュリティ対策	◯

タスク管理にとどまらず、業務全体の進行度を管理できる機能を利用すれば、事業計画の変更や調整に役立ちます。

Notion

以下がNotionの特徴をまとめた表になります。

無料プラン	◯
スマホアプリ	◯
チャット機能	◯
ビデオ・音声通話機能	✕
タスク管理機能	◯
ファイル・データ管理機能	◯
情報共有機能	◯
セキュリティ対策	◯

Notionは「すべての機能を1箇所に」をコンセプトとする、多機能を売りにしているワークスペースです。

書類の作成やプロジェクト管理など、ビジネスに必要な機能が多く備わっているためさまざまな業種で採用されています。

最近では、AIがサポートしてくれるようになり、ますます便利になっています。

Trello

Trelloはシンプルなデザインで、ITに苦手意識のある方でも直感的に使えるタスク管理ツールです。

以下がTrelloの特徴をまとめた表になります。

無料プラン	◯
スマホアプリ	◯
チャット機能	◯
ビデオ・音声通話機能	◯
タスク管理機能	◎
ファイル・データ管理機能	◯
情報共有機能	◯
セキュリティ対策	◯

SlackやGoogle Driveなどの慣れ親しんだアプリと統合して、業務を効率化します。

Tailor Works

Tailor Worksはコミュニケーションツールであるとともに、コミュニティを創るプラットフォームとしての機能も備えています。

以下がTailor Worksの特徴をまとめた表です。

無料プラン	✕
スマホアプリ	◯
チャット機能	◎
ビデオ・音声通話機能	✕
タスク管理機能	△
ファイル・データ管理機能	◯
情報共有機能	◎
セキュリティ対策	◯

Taikor Worksのプラットフォーム内では、複数のコミュニティが形成されており、さまざまな事業アイデアや社会課題について対話できる場が用意されています。

コミュニティは共感でつながることができるので、地域や業種の枠を超えた多くの人とつながり、自社だけでは解決できなかった課題にも着手可能になるツールです。

イベントや記事など、コミュニティ内へ発信したい情報をコミュニティメンバーへ円滑に共有できる仕組みが整っている点も、Tailor Worksの特徴の一つです。

コミュニケーションツールを通じて、「テイラーワークス」は企業やコミュニティが持つ課題解決に取り組んでまいります

本コラムでは、コミュニケーションツールについて解説しました。

• コミュニケーションツールの概要
• 種類、機能・メリット
• 選び方とポイント・注意点
• 活用事例（成功事例）
• おすすめの10ツールを紹介

ここまでご覧いただいた皆さんは、コミュニケーションツールの理解が深まって興味を持たれたことでしょう。

コミュニケーションツールの選択肢として、ぜひ「 Tailor Works 」をご検討ください。

当社テイラーワークスは、「世界を変えるつながりを創る」をミッションに、「ひらめきにときめく社会へ」をビジョンに掲げています。
そのために、産業活性・エコシステム作りをサポートするコミュニティツール「 Tailor Works 」を運営しています。

「 Tailor Works 」は、コミュニティツール・チャットツール・SNSのよい部分を集めた、独自のソーシャルコミュニティプラットフォームです。

コミュニティを通じたコミュニケーションの促進に取り組みたいとお考えの方は、ぜひ「 Tailor Work 」の活用をご検討ください。

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